有條件的檔案庫房應安裝空調。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠離污染區(qū)，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。庫房有必要購置消毒機。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行質量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛(wèi)生，清洗防塵網。檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統計等制度。使用計算機管理檔案的單位，計算機應放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標準規(guī)格：900*500*2300mm;可以存放六層標準A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節(jié)柜、兩節(jié)柜、大門柜。