ISO20000認證的關鍵點 1. 確保各項服務管理計劃均有實施憑證 服務管理計劃憑證指的是服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的審計憑證。大多數(shù)這些關于服務管理計劃和操作的憑證應該存在于正式的文檔，確保各項工作都在按照計劃進行實施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務特性被恰當?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護起來的備份策略。 ISO 20000認證關鍵點 服務管理中的服務支持人員應該具備由適當?shù)呐嘤査С值墓ぷ髂芰?。組織應該對每個服務管理角色定義必要的能力，并保證個人能意識到他們自己的工作對整個服務上下的重要性以及對服務品質完成的必要性。組織應該提供培訓或采取行動來滿足這些需要，并實施行動有效性的評估。 組織應該開發(fā)和加強員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中，應該針對職位的描述、服務管理目標和整個服務質量目標檢查職位申請人的情況有效性，確定申請人的特長、弱點和潛在能力。為了安置新的或擴展服務的員工，使用新技術，安排服務管理人員開發(fā)項目團隊，不斷計劃和填補由于人員周轉造成的缺口。員工應該在服務管理相關領域得到訓練，應該開發(fā)他們的團隊工作和領導技能。對每個人的訓練記錄以及訓練的說明應該被保留。 文檔管理 概述 每一個組織都希望結合自身特色有效管理和實施所有IT服務所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當合理的管理政策、計劃，用以規(guī)范、細化相關的活動，使管理使命、目標得以落實。這些管理政策、計劃、活動記錄將以文檔作為載體進行保存，并在實施過程中指導服務開展，成為落實服務管理政策、計劃的保障和檢驗實施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創(chuàng)建和管理的過程，用以確保服務特性、管理政策、計劃被適時的、恰當?shù)拿枋觯员憧刂坪凸芾砼c質量體系有關的文檔資料，確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進行嚴格控制，確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質量文檔：質量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄，以確保服務管理的有效計劃、運行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制：文檔訪問控制實質上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權的用戶，才允許對相應的文檔進行相關操作。 目標 文檔管理的目的在提供服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的憑證，以達到有效管理和實施IT服務的政策和框架這一目標。為達到這一目標需要通過以下幾個方面來實現(xiàn)： (1) 完善組織的質量文檔管理，控制和管理與質量體系有關的文檔資料，確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準、保持、銷毀和控制的程序和職責。 (3) 滿足組織文檔內容管理需求，包括建立組織文檔體系架構，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對不同類別的文檔的生命周期進行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機制以確保文檔的可用性，并針對不同類型的文檔進行分級分類的信息管理，文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務提供者的管理難度，推動質量體系的落地、促進各流程工作的開展。 與其他流程的關系 文檔管理工作是質量體系實施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實施就是制定策略及計劃，按照計劃實施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當然，ISO 20000實施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說的文檔包含的內容非常廣泛，其中有很多是服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法等，但更加關鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當具體工作和活動執(zhí)行過后，文檔就成了審計的憑證。所以，我們可以說，文檔管理與ISO 20000各個流程都息息相關，其專業(yè)化程度可以是反映整個ISO 20000管理水平的一個側面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進行對文檔進行分級，并對不同分級的文檔進行權限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。 活動和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個角度進行，包括從保存介質上的分類、從內容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說，文檔從內容上分類可分為管理文檔、技術文檔；從保存介質上分，可分為紙質文檔、電子文檔；從使用范圍來分可分為公開使用、內部使用等。 不同的文檔分類方式，對于文檔管理的意義也是不同的，例如對文檔內容的分類，旨在建立文檔知識體系架構，一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構能清晰地對已有的各個流程的進展情況進行管理、跟蹤、審計，另一方面文檔分類也可指導組織的知識體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應符合信息管理流程的相關要求。受控文檔應做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準 文檔需按文檔編寫規(guī)范進行編寫，文檔內容在發(fā)布前須經(jīng)相關負責人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準確、恰當?shù)孛枋龉芾碚?、計劃，確保文檔內容的真實性。經(jīng)審核的文檔由負責人批準后可進行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關責任人批準后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關處所。為使閱覽者得到和使用相關文檔的有效版本，文檔需進行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內容、年度、部門等情況定期進行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對文檔進行分級，對文檔及文檔的歷史版本進行訪問控制，設定各類文檔的訪問列表，并通過工具的使用確保文檔被適當保護的同時也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關管理人員進行修改，經(jīng)負責人審核批準后進行發(fā)布，替換老版本。 紙質文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準外，一律采用以舊換新方法進行?；厥瘴臋n的文檔需進行統(tǒng)一的保管，機密文件應集中銷毀。 (6) 文檔權限管理 文檔權限管理又稱文檔訪問控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進行分級，并對不同分級的文檔進行權限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。文檔權限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務發(fā)展、技術更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對文檔，特別是質量體系文檔提出在規(guī)定時間內至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計劃，檢驗落實情況，督促文檔及時修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對文檔進行內容分類，概括同類文檔的共同點，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對文檔進行分類管理，通過經(jīng)驗累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對文檔進行分類，不同類別的文檔使用相應的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅實的基礎。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責 (1) 文檔管理員 負責管理各類文檔，擬定文檔修訂計劃，根據(jù)管理要求對各類文檔進行分級，設置不同級別文檔的權限。組織可根據(jù)自身特點設一個或多個文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負責文檔合規(guī)性管理及審計。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺 文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時性和準確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設活動，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計劃，定期組織制度評審會，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進行評審。制度評審會對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴密性和操作性進行評估，并及時廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時優(yōu)化，同時通過制度評審會，組織內部對各流程管理制度達成一致的見解，為管理流程的落實做好鋪墊。 (3) 關鍵指標KPI指標的設置

GJ9001C認證審核重點 質量部工作 內外因素識別，風險和機遇識別，相關方的期望，變更管理 來料質量統(tǒng)計，不合格處置及供應商改進 檢驗計劃，來料檢驗，過程檢驗，出廠檢驗，不合格品處理置及糾正措施 質量信息管理，過程，成品合格率統(tǒng)計及糾正措施 計量臺帳及核對，計量委外資質 第二方審核及整改(供應商)，內審，管評 售后服務，投訴及改進 工藝紀律檢查 質量體系年度改進計劃，質量計劃 采購部工作 職責權限，目標及完成情況，設備選型，設備和物資采購詢價，合格供方選擇評定及再評定，新供應商開發(fā)，合格供應商名錄，供 應商資格取消，外程及控制，釆購訂單，供方提供的財產(chǎn)(供方需要回收的物資)，供方業(yè)績評價，供方處罰及改進，內外因素 識別，風險和機遇識別，相關方的期望，變更管理。 銷售部工作 職責權限，目標及完成情況，客戶詢價，報價控制在20％以內，客戶變更信息如何溝通傳達，銷售額及業(yè)績，訂單清單，合同評審 ，合同履約情況，售后服務，客戶拜訪計劃，顧客的財產(chǎn)，投訴，顧客滿意度，內外因素識別，風險和機遇識別，相關方的期望， 變更管理。 研發(fā)部工作 職責權限，目標及完成情況，報價，顧客的財產(chǎn)(客戶提供的樣品)，新品設計清單，設計任務的審批，新品設計任務策劃分工及職 責，輸入及轉化需要時顧客確認(樣品，圖紙，法律法規(guī)的要求，顧客要求(口頭和文字兩種)，顧客未說明產(chǎn)品必需的使用要求)， 設計評審(使用的方法，使用方案，設計流程包括軟件程序等等)，輸入與輸出核對表，設計驗證(檢驗測試，計算書注明公式出處) ，設計確認(客戶使用報告，客戶回訪確認)，設計變更(評審需要時需要客戶認可)，新產(chǎn)品的試制策劃(準備，工藝評審，首件確認 ，終質量評審)，模擬實況及壽命試驗的策劃(試驗計劃，試驗準備，組織實施試驗計劃，收集數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，模擬實況條件 試驗及再試驗時限必須在客戶認可的試驗機構試驗)，防錯措施應用，有關特性(可靠性、維修性、保障性、測試性、性和環(huán)境 適應性)，技術狀態(tài)管理，上述過程需要時釆取的糾正措施，內外因素識別，風險和機遇識別，相關方的期望，變更管理。 生產(chǎn)部工作 職責權限，目標及完成情況，資源情況及產(chǎn)能，防錯措施，工藝紀律檢查，生產(chǎn)策劃(物料組織，任務指派，完成時限，注意點，檢 查完成情況)，設備驗收，設備臺帳，設備完好率，設備精度檢測，設備備品備件，設備點檢，設備維護保養(yǎng)，關鍵設備管理，特殊 過程確認再確認，操作規(guī)程，操作規(guī)程，人員資格上崗要求，AB頂崗，需要時釆取糾正措施，內外因素識別，風險和機遇 識別，相關方的期望，變更管理。 現(xiàn)場： 方針、目標及完成情況，5S，工作環(huán)境，質量意識，生產(chǎn)指令，工藝執(zhí)行，設備點檢，控制點執(zhí)行，檢驗執(zhí)行，人員資格，操作規(guī) 程執(zhí)行，計量器具，標識，產(chǎn)品防護(有無包裝破損等現(xiàn)象)，工裝模具臺帳，工藝及檢驗等記錄。 工程部工作 職責權限，目標及完成情況，工藝文件圖紙檢驗規(guī)范清單，文件管理，新工藝驗證，質量計劃，采購文件，控制計劃，關鍵質量特 性，特殊過程，防錯措施，內外因素識別，風險和機遇識別，相關方的期望，變更管理。 行財部工作 目標及完成情況，職責權限(抽幾個崗位是否賦予相應的質量職責權限)，組織機構，文件管理，文件年度評審，外來文件及查新， 法律法規(guī)臺帳及合規(guī)評價，人力資源發(fā)展規(guī)劃，技術人員數(shù)量及構成，各類人員考核評價，培訓，人員能力(抽幾個崗位對應任職條 件是否符合)，質量意識，內外部溝通方式，組織的知識清單，公司發(fā)展戰(zhàn)略和質量方針，目標分解及措施，產(chǎn)品設計開發(fā)許可，保 密管理及檢查，法人資質，工作場所，管理制度(經(jīng)營管理、技術管理、質量管理、人事管理、財務管理、保密管理、管理、環(huán) 保管理)，科技管理，財務管理制度，財務機構和會計人員，資金運行狀況，資產(chǎn)管理狀況，相關經(jīng)費管理，遵紀守法，技術服務保 障，社會責任，內外因素識別，風險和機遇識別，相關方的期望，變更管理，倉庫(5S，帳卡物一致，理廢及實物質量狀態(tài)盤存，產(chǎn) 品防護，標識)。 其他 質量體系范圍，體系文件完整性及刪減無責說明，領導的作用，以顧客為關注焦點，質量體系策劃。 評分