檔案室建設將實現(xiàn)智能自動化,實現(xiàn)人防、物防、技防的管理模式.檔案室環(huán)境智能管理、檔案室智能管理與檔案室設備、存儲設備、環(huán)境設備聯(lián)動運行.主要內容包含：檔案室一體化控制管理系統(tǒng)、智能存儲檔案柜、RFID識別盤庫系統(tǒng)、檔案借閱 / 收發(fā)管理系統(tǒng)、氣體消防滅火系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等幾大系統(tǒng)以及其他配套設施.
檔案室及相關辦公場地建設要符合檔案防護的基本要求,實現(xiàn)按功能區(qū)域劃分設計,實現(xiàn)防潮、防水、防火、防盜、 防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)；檔案室地面應光潔、平整、耐磨,設有防止漏電的保護設置,檔案室地面平均承重應為200公斤/平 方米以上,采用密集架時承重應不低于在800公斤/平方米為 宜.完成對所有設計區(qū)域裝修施工及電器設計改造工作.

安裝的智能密集柜其智能性體現(xiàn)在無序存放、有序管理、操作工序簡單方便、功能性強.實現(xiàn)檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集柜內溫濕度的管理控制.一體化智能檔案庫房的建設,既提高了人員的工作效率、降低能源消耗,又節(jié)約了運行成本,實現(xiàn)了人性化管理理念.

檔案管理技術發(fā)展這么長時間以來,定制“檔案室”,智能型檔案密集架的應用變得越來越廣泛.隨著檔案管理技術和對自動化機器依賴程度的不斷提高,自主化、個性化、智能化、高品質的檔案管理需求變得越來越明顯,智能型檔案密集架、智能檔案庫房的建設的缺口越來越大.檔案室的建設越來越注重檔案管理的智能化,而智能型檔案密集架的出現(xiàn)則充分滿足了這一需求.

智能型檔案密集架的定制,對智能系統(tǒng)、檔案室基礎條件、檔案室規(guī)劃設計等都有比較高的要求.而智能檔案庫房管理系統(tǒng)作為智能型檔案密集架的核心,就是“高定”檔案室體系中重要的一部分.作為智能型檔案密集架的核心,有六大系統(tǒng)功能：智能密集架、RFID系統(tǒng),環(huán)境控制系統(tǒng)、數(shù)字化處理、安防系統(tǒng)、檔案管理平臺.這六大系統(tǒng)功能相輔相成,為智能型檔案密集架的建設提供智能技術支持！

防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時,宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈.當采用熒光燈時,應有過濾紫外線和防火措施.窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案.

防有害生物：檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍,檔案箱柜內應放置防蟲、防霉,并及時更換.有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器,凈化庫房空氣.為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實.其他墻身孔洞也應采取防護措施.

防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔.嚴禁將其他用品與檔案一同存放.

防火：檔案庫房應配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換.庫房內嚴禁存放易燃易爆物品,嚴禁吸煙.庫房內各類電器使用方法要規(guī)范,8小時以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源.要安裝防火報警器.要做好每日下班前的檢查,確保萬無一失.

防盜：檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進入庫房.離開庫房應及時關燈、關門、關窗.檔案庫房一般應安裝防盜報警器.